Outsourcing działu IT czy własny dział IT – co wybrać?
W dzisiejszych czasach dla każdego rozwijającego się przedsiębiorstwa, które utrzymuje infrastrukturę IT, współpraca z zaufanym działem IT stanowi absolutną konieczność. Chronimy wrażliwe dane firmy oraz klientów, dbamy o prawidłowe funkcjonowanie strony internetowej czy wreszcie podwyższamy standard obsługi klienta. Co jednak stanowi bardziej opłacalne rozwiązanie – własny dział IT czy może korzystanie z takich usług w ramach outsourcingu?
Dlaczego potrzebujemy wsparcia IT?
Ze wsparcia działu IT, niezależnie od tego, czy jest to dział własny czy outsourcingowy, powinny korzystać wszystkie przedsiębiorstwa, które posiadają bardziej rozbudowaną infrastrukturę – kilka komputerów, serwer lub korzystają z narzędzi i programów. Praca działu IT skutkuje wyższą jakością obsługi klienta. Podstawowe wsparcie stanowi przede wszystkim tzw. helpdesk, poprzez który wykwalifikowani specjaliści przyjmują zgłoszenia od użytkowników dotyczące problemów oraz błędów występujących podczas korzystania ze strony bądź aplikacji.
Helpdesk może działać na przykład na zasadzie formularza kontaktowego, infolinii lub LiveChatu. Firmy świadczące zewnętrzne wsoarcie posiadają także własne systemy zgłaszania problemów. Przy najprostszych, często powtarzających się pytaniach odpowiedzi mogą być generowane automatycznie. W przypadku bardziej skomplikowanych sytuacji dział IT może jednak okazać się sporym ułatwieniem. Dzięki niemu pracownicy firmy zajmują się wyłącznie swoimi zadaniami i nie są rozpraszani komplikacjami technicznymi.
Wielu przedsiębiorców ceni przede wszystkim wsparcie techniczne podczas administrowania serwerami oraz zarządzania sieciami komputerowymi. Najwyższy priorytet ma bezpieczeństwo cennych baz danych, których blokada lub, co gorsza, utrata, może spowodować gigantyczne straty dla firmy lub jej nieodwracalny koniec.
Jak dokonać wyboru pomiędzy outsourcingiem a własnym działem IT?
Wbrew pozorom, wybór pomiędzy outsourcingiem dla firm a własnym działem IT nie powinien stanowić większego dylematu. Kryterium wyboru, które w tym przypadku powinno być dla nas najistotniejsze, to indywidualna specyfika naszej firmy. Warto zatem odpowiedzieć sobie na trzy najważniejsze pytania:
- Czy stać nas na własny dział IT?
- Jakie zadania chcemy powierzyć działowi IT?
- W jakim wymiarze godzinowym potrzebujemy wsparcia specjalistów?
Zalety outsourcingu działu IT
Podstawową kwestię stanowią finanse. Na wstępie należy podkreślić, że outsourcing działu IT jest po prostu tańszy. Stanowi korzystniejsze rozwiązanie dla przedsiębiorców, których na dany moment nie stać na zatrudnianie kolejnych pracowników w ramach umowy o pracę. Etatowi informatycy generują dodatkowe koszty, które niekoniecznie oznaczają jakość usług wyższą od outsourcingowej firmy IT. Zatrudniając nowych pracowników, musimy zadbać o ich odpowiednie przeszkolenie, a także zapewnić im stały rozwój. Pracownicy tacy muszą być stale kontrolowani, a to oznacza, że nad ich działaniami powinien czuwać ktoś o jeszcze większej wiedzy i doświadczeniu.
Firmy outsourcingowe pracują za to zdalnie, zwykle świadcząc usługi kilku różnym klientom. Oferują różnorodne pakiety, które dobieramy indywidualnie do swoich potrzeb, m.in. na podstawie liczby efektywnych godzin pracy. Należy jednak pamiętać, że na najwyższej jakości outsourcing możemy liczyć od firmy IT, która dopasowuje rozwiązania do specyfiki naszej firmy.
Jest to rozwiązanie w pełni bezpieczne. Firmy podpisują zawsze umowy dotyczące poufności. To standard, który był znany w branży znacznie wcześniej niż wprowadzono zasady RODO.
Kiedy należy rozważyć własny dział IT?
Budowa własnego działu IT to rozwiązanie dla największych graczy. Jeżeli nasza działalność wymaga stałej obsługi informatycznej, a ponadto chcemy wdrażać nowe, w pełni spersonalizowane rozwiązania, być może potrzebujemy własnego działu IT, który 100% swojej uwagi będzie poświęcać wyłącznie naszej firmie.
Własny dział IT nie wyklucza jednak w pełni outsourcingu. Przede wszystkim wciąż możemy outsourcingować poszczególne obszary, które nie wymagają tyle zaangażowania. Można przykładowo posiadać własnego administratora w głównej siedzibie firmy, który czuwa nad pracami wykonywanymi przez firmę outsourcingową. Zwykle budowanie całego działu IT w jednym miejscu nie jest opłacalne w przypadku przedsiębiorstw posiadających wiele punktów na terenie kraju lub w różnych państwach.
